Politique de confidentialité

aux partenaires commerciaux de BIG KAISER Suisse

BIG KAISER Präzisionswerkzeuge AG s’est fixé pour objectif d’améliorer en continu le service et les informations proposés à ses clients et partenaires commerciaux afin de contribuer, des deux côtés, au succès de l’entreprise. En ces temps de mondialisation croissante, BIG KAISER utilise régulièrement des données à caractère personnel dans le cadre de ses relations commerciales. BIG KAISER est très attentif à la protection de vos données personnelles et respecte la législation en vigueur applicable à la protection des données. BIG KAISER a donc décidé de vous présenter, à travers les informations ci-dessous, une vue d’ensemble du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits en matière de protection des données. Nous vous prions de fournir ces informations sur la protection des données à vos collaborateurs qui sont en contact commercial avec nous.

Vos données à caractère personnel

La présente politique de confidentialité s’applique à toutes les données à caractère personnel que vous nous fournissez en tant que personne physique et partenaire commercial (p. ex. en tant que consommateur, entrepreneur ou collaborateur d’un de nos partenaires commerciaux), dans le cadre des relations commerciales que nous entretenons avec vous ou avec votre entreprise.

Responsable du traitement de vos données à caractère personnel

En tant que responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), BIG KAISER Präzisionswerkzeuge AG, Glattalstrasse 516, CH-8153 Rümlang ou la filiale de BIG KAISER (ci-après « nous ») décide à quelles fins et comment vos données à caractère personnel sont utilisées, en conformité avec la présente politique de confidentialité.

Quelles sont les données à caractère personnel dont nous avons besoin ?

Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous fournissez dans le cadre de nos relations commerciales, soit dans le cadre d’une relation contractuelle avec vous ou votre entreprise (p. ex. achat ou vente de produits, services, ouvrages, droits d’utilisation, etc.), d’une prise de contact précontractuelle ou d’une autre demande de votre part (p. ex. via internet, par e-mail ou téléphone ou lors d’un salon ou d’un événement produit). Dans la mesure nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles ou légales, nous traitons également les données à caractère personnel que nous obtenons légalement auprès de sources accessibles au public (p. ex. registre du commerce et des sociétés, presse, internet) ou qui nous sont transmises légitimement par d’autres tiers (p. ex. dans le cadre d’un contrôle de solvabilité).

Les données à caractère personnel incluent les données d’identité (p. ex. nom, prénom, adresse, coordonnées bancaires, numéro de TVA) et les autres coordonnées (p. ex. numéro de téléphone, adresse e-mail). Elles peuvent également inclure les données concernant les commandes (p. ex. chiffre d’affaires ou historique du partenaire commercial), les données provenant de l’exécution de nos obligations contractuelles (p. ex. paiements), les informations relatives à votre situation financière (p. ex. données de solvabilité), la documentation (p. ex. extrait du registre du commerce) ainsi que d’autres données comparables auxdites catégories. En règle générale,

nous utilisons et nous sauvegardons les données à caractère personnel commerciales et/ou privées des catégories suivantes : prénom, nom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de téléphone portable, numéro de fax, titre de civilité, profession, poste, titre, grade universitaire.

Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel principalement afin d’exécuter les contrats conclus avec vous ou avec votre entreprise ou de prendre des mesures précontractuelles à votre demande. Dans le cadre de notre relation commerciale, vous devez fournir les données à caractère personnel nécessaires à l’instauration, à la réalisation et à la résiliation d’une relation commerciale et à l’exécution des obligations contractuelles qui y sont liées ou celles que nous sommes légalement tenus de collecter. Sans ces données, nous ne serons en général pas en mesure de conclure, d’exécuter ou de résilier un contrat avec vous, ni de prendre les mesures précontractuelles que vous aurez demandées en vue de la conclusion d’un contrat. Si vous ne nous fournissez pas les informations et documents nécessaires, nous ne pourrons instaurer ou poursuivre la relation commerciale que vous

souhaitez. D’autre part, vos données à caractère personnel nous aident à comprendre l’intérêt que vous portez à nos produits et à développer nos relations commerciales avec vous. Elles nous permettent également de vous fournir des informations marketing si vous le souhaitez. Enfin, vos données à caractère personnel sont enregistrées dans la base de données du groupe aux fins de traitement énoncées aux présentes. Bien entendu, nous collectons uniquement les données à caractère personnel dont nous avons besoin à ces fins.

Sur quelle base juridique traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD) et de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), et en particulier sur la base des fondements juridiques suivants :

1.     Afin de remplir nos obligations contractuelles (conformément à l’art. 6 § 1 point b) du RGPD) : le traitement est réalisé afin de remplir les obligations contractuelles découlant du contrat conclu avec vous, p. ex. d’un contrat d’achat, d’entreprise, de prestation de service, de licence ou de location, ou afin de prendre les mesures précontractuelles ;

2.     En application des dispositions légales (conformément à l’art. 6 § 1 point c) du RGPD) ou dans l’intérêt public (conformément à l’art. 6 § 1 point e) du RGPD) : par exemple sur la base de notre devoir d’exécution des obligations de contrôle et de notification fiscales, de la vérification par les autorités fiscales ou par d’autres autorités et du respect des délais de conservation légaux. D’autre part, la publication des données à caractère personnel peut s’avérer nécessaire en raison de mesures judiciaires ou administratives, afin de collecter des preuves, d’entamer des poursuites judiciaires ou de faire respecter les dispositions de droit civil ;

3.     Sur la base d’un intérêt légitime (conformément à l’art. 6 § 1 point f) du RGPD) : Si nécessaire, nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos relations commerciales sur la base d’un équilibre des intérêts autorisant le traitement, si celui-ci est nécessaire pour préserver notre intérêt légitime ou celui de tiers et si les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée nécessitant la protection des données à caractère personnel ne prévalent pas. Cela peut notamment être le cas dans les situations suivantes :

a)     Constatation de droits en justice et défense en cas de litiges ;

b)     Mesures d’optimisation de nos processus opérationnels, p. ex. gestion d’une base de données fournisseurs ou de « Customer Relationship Management » ;

c)     À des fins de promotion de nos produits ou de nos opérations (auprès de nos partenaires commerciaux) ;

d)     Mesures de préservation de la sécurité opérationnelle et de conduite de l’activité ;

e)     Mesures de sécurité du bâtiment et des installations (p. ex. contrôle des entrées) ;

f)      À des fins de comparaison avec les listes d’embargo européennes et internationales, si ceci va au-delà des obligations légales ;

g)     Réduction des risques de défaillance de nos processus d’achat via la consultation de fournisseurs d’informations relatives aux relations commerciales et en particulier à la solvabilité ;

h)     Mesures de sécurisation et de préservation du droit de domicile ;

i)      Aux fins de l’enregistrement limité de vos données, si une suppression est impossible ou exige des efforts disproportionnés en raison du type particulier d’enregistrement.

Qui reçoit vos données à caractère personnel pour traitement ?

Au sein de BIG KAISER, seuls les postes ayant besoin de vos données pour remplir nos obligations contractuelles et légales et réaliser nos processus internes y ont accès (p. ex. service commercial, achats, logistique, comptabilité). Les prestataires et les auxiliaires d’exécution auxquels nous avons recours peuvent également recevoir et traiter des données à ces fins. Il s’agit en particulier d’entreprises extérieures dans les domaines du conseil commercial et juridique, des services informatiques, des domaines bancaire ou logistique. Nous transmettons les données à caractère personnel de nos partenaires commerciaux uniquement lorsque les dispositions légales l’imposent, l’autorisent ou lorsque la personne concernée y a expressément consenti.

Dans ces conditions, les données à caractère personnel peuvent être transmises aux destinataires suivants :

§  Autorités et institutions publiques (p. ex. fisc, autorités judiciaires, organismes de sécurité sociale, etc.) sur présentation d’une obligation légale ou administrative ;

§  Administrateur judiciaire ou créancier qui en font la demande en raison d’une saisie ;

§  Commissaires aux comptes à l’occasion des contrôles annuels ;

§  Prestataires auxquels nous faisons appel dans le cadre du traitement des données.

Où vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Nous faisons partie d’un groupe international et, à ce titre, nous entretenons des relations commerciales avec des filiales et des prestataires externes, situés au sein de l’Espace économique européen (EEE) comme à l’extérieur, et auxquels nous faisons parfois appel en ce qui concerne vos données à caractère personnel. Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent, le cas échéant, être également mises à disposition dans d’autres pays que la Suisse pour un accès à distance, aux fins décrites aux présentes. Il peut également s’agir de pays dont le niveau de protection des données n’est pas comparable à celui des pays de l’Espace économique européen. En tant que société appartenant au groupe BIG DAISHOWA GROUP, nous sommes tenus de garantir un niveau élevé de protection des données. Nous ne transmettons ces données à des prestataires externes que lorsqu’il est suffisamment garanti que le destinataire des données respecte le niveau élevé de protection des données requis par le RGPD et la LPD. Cela passe en particulier par la conclusion de clauses contractuelles types de la Commission européenne, conformément à l’article 46 § 2 point c) du RGPD (consultable sur http://eur-lex.europa.eu).

Vous trouverez la liste des entreprises sur le site web de BIG DAISHOWA (www.bigdaishowa.com).

Combien de temps traitons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons et sauvegardons les données à caractère personnel de nos partenaires commerciaux tant qu’elles sont nécessaires à l’exécution de nos obligations contractuelles et légales découlant de la relation commerciale existante. Si vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à l’exécution des obligations contractuelles ou légales, elles sont régulièrement supprimées, à moins que leur traitement ultérieur, pour une durée limitée, ne soit nécessaire à l’exécution des obligations de conservation imposées par le droit commercial et le droit fiscal ou à la conservation des preuves dans le cadre des règles légales de prescription.

Nous conservons également vos données à caractère personnel aussi longtemps que cela est nécessaire aux autres fins de traitement pertinentes mentionnées au présentes. Si vous nous autorisez à utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing, nous conserverons les données à caractère personnel requises à cette fin jusqu’à ce que vous vous opposiez au traitement des données à des fins de marketing ou jusqu’à ce que vous nous signaliez que vous ne souhaitez plus recevoir d’informations marketing. Dans la mesure où nous ne traitons pas vos données à caractère personnel à d’autres fins que des fins de marketing, nous les supprimerons à réception de votre opposition, conformément aux principes de la protection des données.

Droits de la personne concernée

Si vous avez des questions sur l’utilisation de vos données à caractère personnel, si vous souhaitez faire une réclamation concernant leur gestion ou si vous souhaitez exercer vos droits, en tant que personne concernée, tels que décrits ci-dessous, vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@ch.bigkaiser.com

. Dans le cadre du droit sur la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où il le prévoit, vous disposez d’un droit :

§  de rectification ou d’actualisation de vos données à caractère personnel ;

§  d'obtenir une copie de vos données personnelles que nous avons enregistrées ;

§  de suppression de vos données à caractère personnel dont l’utilisation ne repose plus sur aucun fondement juridique,

§  de transmission de vos données à caractère personnel à d’autres responsables du traitement,

§  de limitation du traitement de vos données personnelles

§  d’opposition au traitement de vos données personnelles

Veuillez noter que nous nous réservons le droit de faire valoir les limitations prévues par la loi des droits ci-dessus afin de préserver l’intérêt public (p. ex. prévention ou détection des infractions pénales) ou notre propre intérêt (protection du secret des affaires/professionnel).

Si notre réponse ne vous apportait pas satisfaction ou si vous estimez que nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite, vous pouvez vous adresser, conformément à l’article 28 de la LPD, au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence pour obtenir des conseils et une médiation. Au sein de l’Union européenne, vous pouvez également vous adresser, conformément à votre droit d’introduire une réclamation en vertu de l’article 77 du RGPD, à l’autorité de protection des données du pays où vous habitez, où vous travaillez ou du pays où, selon vous, a eu lieu la violation de la protection des données.

Recevez des informations par e-mail

Avec votre accord, nous souhaitons utiliser votre nom et votre adresse e-mail pour vous envoyer des informations sur les produits BIG KAISER dans le cadre de notre relation commerciale ou pour vous communiquer, sur demande, d’autres informations sur les produits, notre activité, nos événements ou diverses communications marketing. Vous pouvez demander les informations marketing de votre choix sur le site web https://www.bigkaiser.eu. Nous vous demanderons également de consentir à la réception d’informations marketing par e-mail, ce à quoi vous pourrez bien sûr vous opposer à tout moment, sans effet rétroactif, en envoyant un e-mail à privacy@ch.bigkaiser.com. Vous pouvez également en parler à tout moment avec votre interlocuteur chez BIG KAISER, qui vous apportera son aide en cas de questions.

 

BIG KAISER Präzisionswerkzeuge AG

Glattalstrasse 516

8153 Rümlang

+41 44 817 92 00

 

Rümlang, mai 2023 (BKCH0537)